Project Management Plan: Qué Es, Componentes y Cómo Crearlo

Un project management plan es una herramienta que te permitirá gestionar de manera adecuada cualquier proyecto ya que funciona como guía para facilitar todas las tareas que tendrán lugar hasta que el proyecto finalice y se logren los objetivos que se han establecido. Te contamos qué es un Project Management Plan, qué componentes tiene y cómo puedes crearlo.

¿Qué es realmente un project management plan (PMP)?

Definiendo el PMP: más allá de un simple cronograma

Se trata de un documento que ha sido aprobado de manera formal para servir como guía de la ejecución y control de un un proyecto. En él se integran distintas áreas de conocimiento y procesos que se aplicarán de manera ineludible para que el proyecto llegue a buen puerto. Es decir, debe reflejar las suposiciones y decisiones de planificación del proyecto a la vez que facilita la comunicación y establece líneas que funcionan como base atendiendo al alcance coste y el cronograma establecido.

Diferencia fundamental con el Project Charter

El Project Charter es un documento inicial que autoriza formalmente el proyecto y proporciona una visión general del mismo. Es decir, en él se recogen los objetivos, requisitos generales y asignación de recursos. Por su parte el Project Management Plan es más detallado y se centra en la operativa para establecer cómo se ejecutará el proyecto, como se monitorizará y se controlará.

¿Por qué es un documento «vivo»? La gestión de cambios

Esto se debe a que el documento se actualiza y se ajusta las veces que sean necesarias a lo largo del ciclo de vida del proyecto debido a que pueden ir apareciendo problemas, requisitos o cambios sustanciales que deben reflejarse para poder adaptarse a ellos. La gestión de cambios es efectiva ya que existe una gran flexibilidad para asegurar que el proyecto se mantenga alineado con sus objetivos y sea capaz de responder de manera adecuada a las variaciones que pudieran aparecer.

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La importancia estratégica: ¿por qué todo proyecto necesita un PMP sólido?

Debido a que tiene una estructura clara y coherente a la hora de ejecutarlo el PMP es una parte imprescindible para que el proyecto finalice de manera exitosa. Mediante el PMP es posible establecer los objetivos, asignar los recursos necesario, identificar y mitigar los riesgos para, entre otras cosas, asegurar que la comunicación con los interesados sea efectiva. Del mismo modo se utiliza para realizar el seguimiento y control del mismo, haciendo los ajustes necesarios.

Desmontando el plan: componentes clave de un project management plan integral

Gestión del alcance: ¿qué se incluye (y qué no) en el proyecto?

Es la primera parte del plan y en ella se definen cuáles son los límites del proyecto, los entregables que deben realizarse y qué actividades se encuentran fuera del alcance del proyecto. Con ello se logra que el proyecto no se expanda más allá de donde debería. El objetivo principal es que los esfuerzos se centren en los objetivos que se hayan establecido.

Gestión del cronograma: hitos, tareas y plazos

En este punto se busca planificar y controlar el tiempo que se dedica a las actividades del proyecto. Se definen las tareas, cuánto durarán, cuál será la secuenciación y se procederá a la identificación de los principales hitos del proyecto.

Gestión de costes: presupuesto y control financiero

Se establece una estimación, asignación y control de los recursos financieros necesarios para la finalización del proyecto para que este no se salga del presupuesto que se ha aprobado.

Gestión de la calidad: asegurando los estándares definidos

En este punto se busca garantizar que las entregas del proyecto cumplan con los requisitos de calidad que se hayan establecido en la planificación en el desarrollo y el control del mismo.

Gestión de recursos: equipo, materiales y equipamiento

Aquí deberán establecerse la planificación, adquisición y asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto ya sean estos humanos o materiales.

Gestión de comunicaciones: quién necesita saber qué, cuándo y cómo

Se encarga de que la información del proyecto llegue de la manera adecuada a los interesados, por lo tanto es fundamental realizar una planificación de la misma, gestionar y monitorizar las interacciones.