Vías de acceso al canal interno de información

Las personas interesadas podrán informar sobre incumplimientos a través del siguiente enlace.

En caso de que la comunicación verse sobre dudas interpretativas de políticas internas o la información de alguna situación que pudiera generar un conflicto, el Departamento de Compliance e Integridad responderá con la mayor celeridad posible siempre que la complejidad de la consulta lo permita.

Procedimiento de gestión de comunicaciones

En caso de que la comunicación verse sobre dudas interpretativas de políticas internas o la información de alguna situación que pudiera generar un conflicto, el Departamento de Compliance e Integridad responderá con la mayor celeridad posible siempre que la complejidad de la consulta lo permita.

En caso de tratarse de una comunicación sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, se remitirá acuse de recibo al informante en el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción.

Una vez recibida la comunicación, se seguirán los siguientes pasos:

• Se verificará la plausibilidad de la comunicación. En caso de que no se considere admisible, se elaborará un informe en el que constarán los motivos de archivo de la comunicación.
• En caso de que resulte admisible, se iniciará una investigación interna para averiguar la veracidad de los hechos e interesará, en su caso, la iniciación de un expediente disciplinario y sancionador contra el responsable, una vez concluida la investigación interna. Sin perjuicio del resto de sanciones que pudieren aplicar en el orden penal.

El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación será de tres (3) meses a contar desde el vencimiento de los siete (7) naturales días para emitir el acuse de recibo. En casos de especial complejidad, previa justificación de la decisión por el responsable del Sistema Interno de Información, el plazo podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses.

Régimen de confidencialidad aplicable a las comunicaciones e información sobre el tratamiento de los datos personales

Garantía sobre el tratamiento de los datos de carácter personal

Todo tratamiento de datos de carácter personal que se produzca en el marco de una denuncia o investigación interna se realizará de conformidad y en cumplimiento de las exigencias establecidas en el RGPD y a la LOPDGDD.

Se garantiza que todos los datos de los interesados objeto de cualquier denuncia o investigación se tratarán de manera confidencial. La identidad del alertador, investigado y otros interesados no será revelada a nadie, más allá de la estricta necesidad, sin el consentimiento de la parte interesada.

Por tanto, se contemplarán las siguientes categorías de interesados: el informante, donde podrán encontrarse, entre otras, las personas definidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, así como las personas objeto de investigación. Además de cualquier tercero que, no siendo objeto de investigación, sea necesario el tratamiento de sus datos para el esclarecimiento de los hechos.

Sistema interno de información coherente con la protección de datos

El sistema interno de información está diseñado y gestionado de tal forma que permite garantizar la seguridad, confidencialidad y protección de datos. Por tanto, se aplican criterios de privacidad por defecto y desde el diseño, así como las medidas de seguridad de la información que se consideren oportunas. Dicho sistema, está diseñado para garantizar la completa anonimización de los datos.

Cualquier tipo de comunicación, atendiendo a lo establecido en la ley, conlleva la información adecuada, pertinente y suficiente a los interesados, aplicando los principios relativos al tratamiento, sobre el conjunto de categorías de datos personales. Adicionalmente, atendiendo a los criterios definidos en el artículo 30 de la Ley 2/2023 y artículo 6.1 y 9.2 del RGPD, se aplicarán las bases de legitimación y circunstancias que levantan la prohibición del tratamiento, atendiendo a las particularidades de las empresas del Grupo, así como de los tratamientos llevados a cabo. Por último, se garantizará el ejercicio de derechos en materia de protección de datos, atendiendo a las restricciones o limitaciones establecidas en la propia Ley.

Intervención del delegado de protección de datos

El delegado de protección de datos, atendiendo a las funciones que tiene encomendadas y se encuentran reguladas legalmente, ha intervenido en la definición y garantías aplicables sobre el Sistema interno de información. De igual forma, informará y asesorará en los procesos internos resultantes de la información, supervisando el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.

En cualquier caso, los interesados podrán recurrir al delegado de protección de datos, el cual le facilitará información adicional, atendiendo a las limitaciones que puedan resultar de aplicación en el proceso de investigación, sobre el tratamiento de sus datos. Los interesados pueden ponerse en contacto con el delegado de protección de datos a través del correo electrónico dpd@grupoproeduca.com.

Procedimientos para la protección frente a represalias y disponibilidad de asesoramiento

Las personas que informen sobre infracciones tienen derecho a la protección contra represalias, es decir, no podrán ser objeto de discriminación, acoso, intimidación, despido, sanciones o cualquier otro perjuicio injustificado por haber informado de la infracción.

A fin de asegurar que el informante no sufre tales represalias, el Director de Compliance e Integridad del Grupo o en su caso el Comité designado para estas funciones, monitorizará el seguimiento al informante o cualquier otra persona que haya participado en una investigación.

Dicho seguimiento implicará que previa a la aprobación de cualquier medida disciplinaria, habrá que informar al Director de Compliance e Integridad del Grupo o en su caso el Comité designado para estas funciones.

Vías de acceso al canal externo de información

Adicionalmente, cualquiera de las personas físicas anteriormente mencionadas podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, sobre la comisión de cualesquiera acciones u omisiones expuestas en el primer punto, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal interno de consultas y denuncias del Grupo.

Datos de contacto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Pendiente hasta conocer los datos de las nuevas Autoridades Independientes de Protección al Informante que se apliquen a las sociedades del Grupo.