Herramientas de People Analytics: software y tecnologías para analizar RRHH

Cada decisión sobre personas, como contratar, retener o ajustar un salario, deja datos. Las herramientas de people analytics sirven para convertirlos en información con la que decidir mejor. Te explicamos qué son las herramientas de people analytics, cuáles son las más utilizadas y cómo elegir la adecuada, una lectura útil si te interesa el análisis de datos y quieres ver cómo se aplica al mundo de los recursos humanos.

¿Qué son las herramientas de People Analytics?

Las herramientas de people analytics son programas y plataformas que recogen, organizan y analizan datos de los empleados para ayudar a tomar decisiones sobre contratación, retención, rendimiento y desarrollo del talento.
Dentro de estas herramientas puedes encontrar plataformas especializadas en analítica de personas, módulos de análisis integrados en las suites de gestión de RRHH y herramientas generales de visualización de datos que proceden de distintos sistemas:

• HRIS (Sistemas de Información de Recursos Humanos): datos demográficos, de puesto y de compensación.
• ATS (Sistemas de Seguimiento de Candidatos): datos de reclutamiento, como el origen de los candidatos y las fases del proceso.
• LMS (Sistemas de Gestión del Aprendizaje): información sobre formación y competencias.
• Plataformas de encuestas de compromiso: Glint o Culture Amp.
• Sistemas de gestión del desempeño: evaluaciones, objetivos y feedback 360.
• Datos de colaboración digital: metadatos anonimizados de Microsoft 365 o Slack.

¿Para qué se utilizan las herramientas de People Analytics?

People Analytics sirve para entender por qué se marchan los empleados y anticiparse a la fuga de talento. Para medir el compromiso y el bienestar de los equipos, hacer más eficientes los procesos de selección y reducir su coste. Evaluar si la formación realmente mejora el desempeño, detectar brechas (diversidad, inclusión y equidad salarial) y alinear las necesidades futuras de talento con los objetivos del negocio mediante la Planificación Estratégica de la Plantilla (SWP).

Rotación

Permiten medir la tasa de rotación voluntaria, entender por qué se marchan las personas y detectar a quienes tienen más riesgo de irse. Con técnicas de modelado predictivo (como la regresión logística o los random forest) se anticipa la fuga de talento y se actúa antes de que ocurra.

Selección

Ayudan a evaluar la eficiencia del reclutamiento mediante indicadores como el coste por contratación o el tiempo para cubrir una vacante, y a descubrir qué canales aportan mejores candidatos. Algunos modelos incluso estiman el rendimiento futuro de un candidato a partir de los datos del proceso, aunque deben usarse con cautela para evitar sesgos.

Engagement

Analizan las encuestas de clima y compromiso para calcular un índice de compromiso y detectar qué factores lo influyen. Con procesamiento del lenguaje natural (NLP) se pueden interpretar también los comentarios abiertos, que de otro modo serían muy difíciles de analizar a gran escala.

Desempeño

Permiten cruzar evaluaciones, objetivos y feedback para identificar patrones del alto rendimiento, por ejemplo, qué competencias suelen aparecer juntas en los mejores perfiles. También ayudan a ver si las evaluaciones son homogéneas entre equipos.

Retribución

Facilitan el análisis de brecha salarial, algo fundamental para las iniciativas de diversidad, equidad e inclusión y para el cumplimiento normativo, así como la comparación de la estructura salarial con la del mercado.

Planificación de plantilla

Con ellas se proyecta cuántas personas y qué perfiles necesitará la empresa en el futuro. Técnicas como el análisis de supervivencia, que modela cuánto tiempo permanece una persona en un puesto, o el análisis de clústeres, que agrupa a la plantilla en segmentos homogéneos, sirven de apoyo para esa planificación.

Principales herramientas de People Analytics

Visier

Es una plataforma especializada y de las más reconocidas del mercado, conocida por sus análisis predictivos y sus comparativas con otras organizaciones (benchmarks). Está pensada para empresas medianas y grandes.

Workday Prism Analytics

Es el módulo de análisis avanzado del ecosistema Workday que permite combinar los datos de RRHH con otros datos de negocio, lo que resulta útil para relacionar, por ejemplo, la plantilla con los resultados comerciales.

SAP SuccessFactors Workforce Analytics

Es la solución de analítica integrada en la suite SAP SuccessFactors que encaja bien en organizaciones que ya gestionan su capital humano con este sistema.

Oracle HCM Analytics

Oracle Fusion HCM Analytics ofrece indicadores, paneles y modelos predictivos ya preconstruidos para su suite de gestión del capital humano.

Power BI

Es la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft. No es específica de RRHH, pero se utiliza mucho para crear paneles e informes personalizados con datos de personal.

Tableau

Es un referente en visualización de datos y suele conectarse a los sistemas de RRHH para explorar y presentar métricas de plantilla de forma interactiva.

Personio

Es un software de RRHH popular en Europa, sobre todo entre las pymes e incluye funciones de reporting y análisis de datos de empleados, por lo que es una buena puerta de entrada para equipos pequeños.

Excel para People Analytics

Excel sigue siendo el punto de partida de muchos equipos. Con tablas dinámicas, fórmulas y gráficos básicos se pueden calcular rotación, absentismo o distribución salarial sin invertir en software. Es ideal para aprender y para empresas con pocos datos.
Su límite aparece cuando los datos crecen, cuando proceden de muchos sistemas o cuando se necesita automatizar los informes. Cuando se utiliza es importante tener en cuenta que los errores manuales aumentan y la actualización del sistema es cada vez más cara, por lo que conviene dar el salto a herramientas más potentes.

Power BI y Tableau para visualizar datos de Recursos Humanos

La visualización de datos es la competencia que permite comunicar los hallazgos de forma clara a personas no técnicas. Power BI y Tableau permiten construir cuadros de mando interactivos en los que la dirección puede filtrar por departamento, antigüedad o ubicación y ver la evolución de los indicadores.
Una buena visualización importa tanto como el análisis y el storytelling con datos te permite construir una narrativa coherente que explique qué ocurre, por qué es relevante y qué se recomienda hacer.

SQL, Python y R en People Analytics

Más allá de las plataformas, los lenguajes de programación permiten analizar con mayor profundidad:

• SQL, para extraer y unir datos de distintos sistemas de RRHH. Es la habilidad más básica y la más útil.
• Python, con librerías como Pandas y Scikit-learn, para manipular datos y crear modelos predictivos.
• R, con paquetes como dplyr y ggplot2, muy utilizado en entornos académicos y de investigación por sus capacidades estadísticas y gráficas.

A estas se suman la estadística aplicada (pruebas de hipótesis, regresión), que garantiza la validez de los análisis, y la ingeniería de datos (procesos ETL), que asegura que la información llegue limpia y a tiempo. También es habitual el análisis de drivers o impulsores clave, una regresión que identifica qué factores, como la compensación o el liderazgo, pesan más en una métrica como el compromiso.

¿Qué métricas debería poder analizar una herramienta de People Analytics?

Una buena herramienta debería permitirte calcular, como mínimo:

• Tasa de rotación voluntaria, para medir la retención.
• Coste por contratación (cost per hire).
• Tiempo para cubrir vacante (time to fill).
• Índice de compromiso de los empleados.
• Brecha salarial entre grupos.
• Absentismo y rendimiento por equipos.
• Análisis de redes organizacionales (ONA), que visualiza los flujos de colaboración informal, siempre con datos anonimizados.

Cómo elegir una herramienta de People Analytics

Fuentes de datos

Comprueba que puede conectarse a los sistemas que ya usas (HRIS, ATS, LMS, encuestas) y que admite la calidad y el volumen de tus datos.

Integraciones

Valora si se integra con tu ecosistema actual, ya sea Workday, SAP, Oracle, Personio o las herramientas de ofimática.

Visualización

Revisa que ofrezca paneles claros, interactivos y adaptables, y que las personas no técnicas puedan utilizarlos sin depender siempre de un analista.

Analítica predictiva

Si necesitas anticipar la rotación o planificar plantilla, comprueba si incluye modelos predictivos y si puedes entender cómo llegan a sus resultados.

Inteligencia Artificial

Muchas plataformas incorporan asistentes y funciones de IA, así que evalúa qué aportan de verdad y pide transparencia sobre su funcionamiento, para evitar sesgos en decisiones sobre personas.

Seguridad y privacidad

Los datos de empleados son sensibles y su tratamiento debe cumplir el RGPD y la legislación española de protección de datos. Comprueba el cifrado, el control de accesos por roles, la anonimización y dónde se almacenan los datos, un punto donde la analítica de personas y la ciberseguridad se encuentran.

Cómo empezar a trabajar con herramientas de People Analytics

En primer lugar define una pregunta de negocio concreta, como “¿por qué aumenta la rotación en un equipo?”. A continuación reúne y revisa los datos disponibles, comprobando su calidad, puedes empezar con Excel o Power BI y construir tus primeros indicadores. En DKS podrás introducirte en el mundo de los datos para poder aplicar estas herramientas a distintos ámbitos profesionales. ¿A qué estás esperando para aprender a dominar la información que hará que mejore tu perfil profesional?
Deberás aprender SQL, la base para extraer datos de cualquier sistema y añade Python o R cuando quieras hacer análisis más avanzados. Aquí podrás practicar usando conjuntos de datos que sean públicos o ficticios. Es importante trabajar de manera ética con datos anonimizados siempre que sea posible y evita conclusiones que discriminen. Es importante que cuentes lo que descubres de manera clara, utilizado visualizaciones y storytelling.
Si quieres aprender a aplicar estas herramientas al análisis de personas y utilizar los datos para mejorar decisiones sobre selección, rendimiento, retención o gestión del talento, puedes especializarte con el Programa Executive en People Analytics & HR Analytics de DKS.